Dizer “não tenho tempo” é a desculpa mais comum da nossa geração. Mas temos tempo, mais do que pensamos e eu vou mostrar-vos como.
Vivemos num mundo onde a maioria das coisas ocupa menos tempo do que antes. Agora podemos avançar a ida às compras e receber comida à porta de casa, reaquecer um prato preparado em vez de cozinhar e fazer praticamente tudo online, desde ir a uma aula, gerir uma conta bancária, falar com pessoas ou chamar um táxi.
Além disso, a flexibilidade que temos hoje no ambiente de trabalho é desconcertante. Podemos trabalhar em part-time e ter outra atividade à parte, lançar a própria startup e gerir o negócio a partir de casa ou trabalhar como blogger e viajar pelo mundo enquanto o fazemos.
No entanto, as pessoas ainda têm dificuldades em gerir o tempo. Então, deixem-me dar-vos 8 dicas úteis para gerirem melhor o vosso tempo!
Fazer uma Ótima Lista de Afazeres
Antoine de Saint-Exupéry disse uma vez que “Um objetivo sem um plano é apenas um desejo.” E é por isso que precisamos de uma lista de afazeres, precisamos de um plano de jogo.
A quantidade de tarefas que temos de completar provavelmente parecerá assustadora à primeira, mas não tem de ser. Comecem por criar listas por categorias, uma para casa, para trabalho e para objetivos pessoais (exposições que querem ver, uma decoração nova que querem comprar, etc.).
Para o fazerem, podem usar a Trello. Esta app permite-vos organizar os vossos projetos e listas em tabelas. Muito fácil de usar, podem criar tabelas colaborativas e privadas. A tabela personalizada que criam dá-vos uma visão global do que têm de fazer, do que está em curso e do que já alcançaram.
Garantam que cada ponto na vossa lista seja um objetivo muito preciso. Em vez de escreverem “fazer mais exercício”, escrevam “fazer 15 lunges e agachamentos todas as manhãs”. Em vez de “escrever a tese”, tentem parti-la em vários passos diferentes, para poderem riscar algo da vossa lista ao final do dia. Não só aumentará a vossa confiança, mas também fará com que cada tarefa pareça menor e, por consequência, mais fácil.
Se quiserem passar menos tempo a marcar reuniões, usem a Clara, uma app para coordenar as vossas reuniões e entrevistas através dos vossos emails. Ter uma assistente de IA a tratar do vosso calendário vai poupar-vos muito tempo.
Começar pelas Tarefas mais Difíceis
Quando tiverem uma lista de afazeres, é hora de começar a trabalhar para riscar todas as caixas.
Comecem por definir quais são os assuntos mais importantes. Um truque de gestão de tempo eficaz é completar as tarefas mais difíceis de manhã, quando são mais produtivos. Sair-vos-á um peso de cima por terem completado estas tarefas ao início do dia.
Para planearem os vossos dias e o que fazer primeiro, podem usar Evernote, esta app foi feita para anotações e organização. Podem personalizar as vossas anotações com todo o tipo de fontes e cores. Também tem uma vasta variedade de modelos e podem muito facilmente acrescentar fotos, ligações, memos de voz e até digitalizar folhas manuscritas e desenhos às vossas anotações.
Parar de Adiar Tarefas de Cinco Minutos
Estas são todas as coisas que diz sempre que fará: cancelar a subscrição de uma revista aborrecida, escrever a um velho amigo com quem quer reatar a amizade, imprimir algumas fotos da última viagem, enviar um documento para a seguradora. Todos temos dúzias de tarefas de cinco minutos que planeamos fazer um dia quando tivermos tempo, mas podemos gastar estes cinco minutos. Por isso, parem de adiar e comecem a fazer.
Examinar como Gastam o Vosso Tempo
Se estão a ler este artigo, provavelmente estão a tentar gerir melhor o vosso tempo e a experiência mais interessante que podem fazer é ver como gastam o vosso tempo.
Podem descarregar uma app chamada RescueTime que regista o tempo que gastam em aplicações e páginas de internet e depois vos dá uma vista geral da vossa atividade diária. Podem achar que só passam uma hora em emails e outra em redes sociais quando, afinal, passam quase duas horas e meia em cada. Esta app corre no vosso dispositivo em plano de fundo e envia-vos relatórios pormenorizados.
Definir um Limite de Tempo
Podem definir um limite de tempo para a vossa tarefa se tiverem de escrever um relatório, desafiem-se: definam um limite e comecem a trabalhar. Sentirão a necessidade de ter algo a mostrar por estas duas horas e serão automaticamente mais eficazes e impedir-vos-á de procrastinar ou de atender o telemóvel a cada cinco minutos.
Dedicar-se a 100% a Cada Atividade
O filósofo francês, Montaigne, dizia “Quando danço, danço; quando durmo, durmo”.
E é exatamente isso que têm de fazer. Quando começam uma atividade, dediquem-se a 100%. Para não perderem tempo e energia a trocar de material constantemente, tentem agrupar trabalho semelhante. Planeiem tempo para cada atividade e cumpram-no. Quando fazem duas coisas ao mesmo tempo, não fazem nada corretamente.
O mesmo conceito aplica-se à vossa pausa. Quando fazem uma pausa, façam-na realmente. Vão até à máquina do café, falem com os colegas, saiam uns minutos, caminhem, não fiquem no vosso computador a ver vídeos. O tempo voará e não se sentirão minimamente descansados.
Tirem uma Hora Para Vocês e só para Vocês
Comecem por anotar o que consideram ser as coisas mais importantes da vossa vida, o que vos faz verdadeiramente felizes e o que seria triste perder. Estas são as atividades e as pessoas para as quais precisam de arranjar tempo. Acrescentem-nas ao vosso calendário para garantirem que aparecem na vossa lista de prioridades.
Se sentirem que não têm tempo para vocês, tentem reajustar ligeiramente o vosso horário. Levantem-se uma hora mais cedo do que o necessário e usem este tempo para vocês. Idealmente, não liguem o vosso telemóvel nem o computador. Assim não serão interrompidos, não perderão uma hora a fazer scroll nas redes sociais e aproveitarão mesmo esta hora. Preparem uma lancheira saudável, façam yoga, leiam o jornal, tomem um banho, etc.
Não Desperdicem Tempo a Queixarem-se de que Não Têm Tempo
Esta explica-se sozinha.
Em última análise, tem a ver com a forma como gerimos o nosso tempo. Deixar-vos-ei as palavras do filósofo britânico Bertrand Russel: “Tempo que gostam de desperdiçar não é tempo desperdiçado.”
Dica Bónus
Podem usar as seguintes apps para vos ajudar a organizar melhor o vosso dia de trabalho e a aumentar a produtividade!
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ToDoist é uma ferramenta de organização de tarefas. Permite-vos organizar o vosso dia em projetos e criar e personalizar estes projetos de acordo com as vossas necessidades.
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Microsoft To Do é uma aplicação multiplataforma que pode ser sincronizada com o Outlook Tasks e dar sugestões personalizadas para planear o dia ou semana com base na sua rotina.
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Timely é uma aplicação de gestão de tempo linda e inovadora que não só gere a duração dos vossos projetos e tarefas mas também ajuda a organizar a semana de trabalho de forma atempada, eficaz e simples.
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Calm é uma ferramenta simples de meditação, disponível no browser e IOS. Permite começar a meditar de forma rápida e fácil. Graças às múltiplas opções de meditação, permite meditar, começar com períodos curtos de tempo e gradualmente começar a meditar por períodos mais longos.
