8 Dicas para Aproveitar o seu Tempo ao Máximo

8 Dicas para Aproveitar o seu Tempo ao Máximo

A má gestão do tempo é uma presença constante nas nossas vidas; procrastinação, verificar redes sociais no trabalho para desconectar, entre outros, são algumas das manifestações de um mau planejamento. Veja como pode resolver este problema com as nossas dicas.

Dizer “não tenho tempo” é a desculpa mais comum da nossa geração. Mas temos tempo, mais do que pensamos e eu vou mostrar-vos como.

Vivemos num mundo onde a maioria das coisas ocupa menos tempo do que antes. Agora podemos avançar a ida às compras e receber comida à porta de casa, reaquecer um prato preparado em vez de cozinhar e fazer praticamente tudo online, desde ir a uma aula, gerir uma conta bancária, falar com pessoas ou chamar um táxi.

Além disso, a flexibilidade que temos hoje no ambiente de trabalho é desconcertante. Podemos trabalhar em part-time e ter outra atividade à parte, lançar a própria startup e gerir o negócio a partir de casa ou trabalhar como blogger e viajar pelo mundo enquanto o fazemos.

No entanto, as pessoas ainda têm dificuldades em gerir o tempo. Então, deixem-me dar-vos 8 dicas úteis para gerirem melhor o vosso tempo!



Fazer uma Ótima Lista de Afazeres

Antoine de Saint-Exupéry disse uma vez que “Um objetivo sem um plano é apenas um desejo.” E é por isso que precisamos de uma lista de afazeres, precisamos de um plano de jogo.

A quantidade de tarefas que temos de completar provavelmente parecerá assustadora à primeira, mas não tem de ser. Comecem por criar listas por categorias, uma para casa, para trabalho e para objetivos pessoais (exposições que querem ver, uma decoração nova que querem comprar, etc.).

Para o fazerem, podem usar a Trello. Esta app permite-vos organizar os vossos projetos e listas em tabelas. Muito fácil de usar, podem criar tabelas colaborativas e privadas. A tabela personalizada que criam dá-vos uma visão global do que têm de fazer, do que está em curso e do que já alcançaram.

Garantam que cada ponto na vossa lista seja um objetivo muito preciso. Em vez de escreverem “fazer mais exercício”, escrevam “fazer 15 lunges e agachamentos todas as manhãs”. Em vez de “escrever a tese”, tentem parti-la em vários passos diferentes, para poderem riscar algo da vossa lista ao final do dia. Não só aumentará a vossa confiança, mas também fará com que cada tarefa pareça menor e, por consequência, mais fácil.

Se quiserem passar menos tempo a marcar reuniões, usem a Clara, uma app para coordenar as vossas reuniões e entrevistas através dos vossos emails. Ter uma assistente de IA a tratar do vosso calendário vai poupar-vos muito tempo.


Começar pelas Tarefas mais Difíceis

Quando tiverem uma lista de afazeres, é hora de começar a trabalhar para riscar todas as caixas.

Comecem por definir quais são os assuntos mais importantes. Um truque de gestão de tempo eficaz é completar as tarefas mais difíceis de manhã, quando são mais produtivos. Sair-vos-á um peso de cima por terem completado estas tarefas ao início do dia.

Para planearem os vossos dias e o que fazer primeiro, podem usar Evernote, esta app foi feita para anotações e organização. Podem personalizar as vossas anotações com todo o tipo de fontes e cores. Também tem uma vasta variedade de modelos e podem muito facilmente acrescentar fotos, ligações, memos de voz e até digitalizar folhas manuscritas e desenhos às vossas anotações.


Parar de Adiar Tarefas de Cinco Minutos

Estas são todas as coisas que diz sempre que fará: cancelar a subscrição de uma revista aborrecida, escrever a um velho amigo com quem quer reatar a amizade, imprimir algumas fotos da última viagem, enviar um documento para a seguradora. Todos temos dúzias de tarefas de cinco minutos que planeamos fazer um dia quando tivermos tempo, mas podemos gastar estes cinco minutos. Por isso, parem de adiar e comecem a fazer.


Examinar como Gastam o Vosso Tempo

Se estão a ler este artigo, provavelmente estão a tentar gerir melhor o vosso tempo e a experiência mais interessante que podem fazer é ver como gastam o vosso tempo.

Podem descarregar uma app chamada RescueTime que regista o tempo que gastam em aplicações e páginas de internet e depois vos dá uma vista geral da vossa atividade diária. Podem achar que só passam uma hora em emails e outra em redes sociais quando, afinal, passam quase duas horas e meia em cada. Esta app corre no vosso dispositivo em plano de fundo e envia-vos relatórios pormenorizados.


Definir um Limite de Tempo

Podem definir um limite de tempo para a vossa tarefa se tiverem de escrever um relatório, desafiem-se: definam um limite e comecem a trabalhar. Sentirão a necessidade de ter algo a mostrar por estas duas horas e serão automaticamente mais eficazes e impedir-vos-á de procrastinar ou de atender o telemóvel a cada cinco minutos.


Dedicar-se a 100% a Cada Atividade

O filósofo francês, Montaigne, dizia “Quando danço, danço; quando durmo, durmo”.

E é exatamente isso que têm de fazer. Quando começam uma atividade, dediquem-se a 100%. Para não perderem tempo e energia a trocar de material constantemente, tentem agrupar trabalho semelhante. Planeiem tempo para cada atividade e cumpram-no. Quando fazem duas coisas ao mesmo tempo, não fazem nada corretamente.

O mesmo conceito aplica-se à vossa pausa. Quando fazem uma pausa, façam-na realmente. Vão até à máquina do café, falem com os colegas, saiam uns minutos, caminhem, não fiquem no vosso computador a ver vídeos. O tempo voará e não se sentirão minimamente descansados.


Tirem uma Hora Para Vocês e só para Vocês

Comecem por anotar o que consideram ser as coisas mais importantes da vossa vida, o que vos faz verdadeiramente felizes e o que seria triste perder. Estas são as atividades e as pessoas para as quais precisam de arranjar tempo. Acrescentem-nas ao vosso calendário para garantirem que aparecem na vossa lista de prioridades.

Se sentirem que não têm tempo para vocês, tentem reajustar ligeiramente o vosso horário. Levantem-se uma hora mais cedo do que o necessário e usem este tempo para vocês. Idealmente, não liguem o vosso telemóvel nem o computador. Assim não serão interrompidos, não perderão uma hora a fazer scroll nas redes sociais e aproveitarão mesmo esta hora. Preparem uma lancheira saudável, façam yoga, leiam o jornal, tomem um banho, etc.


Não Desperdicem Tempo a Queixarem-se de que Não Têm Tempo

Esta explica-se sozinha.

Em última análise, tem a ver com a forma como gerimos o nosso tempo. Deixar-vos-ei as palavras do filósofo britânico Bertrand Russel: “Tempo que gostam de desperdiçar não é tempo desperdiçado.”


Dica Bónus

Podem usar as seguintes apps para vos ajudar a organizar melhor o vosso dia de trabalho e a aumentar a produtividade!

  1. ToDoist é uma ferramenta de organização de tarefas. Permite-vos organizar o vosso dia em projetos e criar e personalizar estes projetos de acordo com as vossas necessidades.

  2. Microsoft To Do é uma aplicação multiplataforma que pode ser sincronizada com o Outlook Tasks e dar sugestões personalizadas para planear o dia ou semana com base na sua rotina.

  3. Timely é uma aplicação de gestão de tempo linda e inovadora que não só gere a duração dos vossos projetos e tarefas mas também ajuda a organizar a semana de trabalho de forma atempada, eficaz e simples.

  4. Calm é uma ferramenta simples de meditação, disponível no browser e IOS. Permite começar a meditar de forma rápida e fácil. Graças às múltiplas opções de meditação, permite meditar, começar com períodos curtos de tempo e gradualmente começar a meditar por períodos mais longos.

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