A gestão do conhecimento é uma prática onde cria, partilha e usa informações específicas dentro de uma organização. As empresas geralmente distribuem as informações através de WIKIs, FAQs (perguntas frequentes), repositórios, fluxos de trabalho e outros mais. A ideia é oferecer facilmente conhecimento acessível ao pessoal em benefício da empresa.
Existem três tipos de conhecimento:
- Conhecimento explícito é quando as informações são organizadas em documentos, manuais, vídeos, diagramas, etc.
- Conhecimento tácito refere-se a informações presas na cabeça das pessoas que poderiam beneficiar a empresa se partilhadas
- O conhecimento incorporado aponta para informações de políticas, documentos jurídicos e outros formatos não estruturados
Uma organização precisa de capturar, ordenar e distribuir todos os tipos de conhecimento. Geralmente, quando os sistemas de gestão do conhecimento (KMS) são introduzidos, a ênfase é colocada apenas no conhecimento explícito, ignorando os outros dois tipos.
Seleção
Uma parte igualmente importante do KMS é a seleção do conhecimento. Recolher informações é apenas a primeira parte. A segunda parte é controlar os dados. Existem algumas perguntas a serem feitas ao selecionar dados para preservar a relevância e a integridade:
- Qual é a aplicação atual da informação? Esta vai acabar?
- Quando devo editar, ajustar ou rever as informações?
- Qual é o uso e a relevância do conhecimento?
- As fontes são confiáveis?
A gestão da informação não se faz por si só. Verificar regularmente a validade do conhecimento oferecido é vital para manter um ambiente de trabalho benéfico. Algumas empresas até terceirizam a responsabilidade de seleção a serviços tais como kms-technology.com/, uk.bestessays.com, kms-team.com e empresas similares.
Primeiro erro: não considerar KMS como um recurso essencial na cultura da sua empresa
É importante perceber que ter as informações certas é metade da batalha. Além disso, se não valoriza o conhecimento em geral, é impossível implementar um KMS de sucesso. Algumas empresas pensam que ter protocolos estritos e unilaterais resolve a maioria dos seus problemas, mas isso prejudica a criatividade e as soluções fora da caixa que podem beneficiar muito a organização.
Implemente um sistema onde todos os funcionários possam localizar e, o mais importante, partilhar informações. Se os trabalhadores estiverem empenhados em açambarcar os truques de troca, então não há jogo em equipa.
Segundo erro: focar-se unicamente na recolha de informação
Como explicado parcialmente antes, recolher terabytes de conhecimento não vai beneficiar a empresa por si só. As informações devem ser usadas e partilhadas. Criar uma enciclopédia que ninguém usa é totalmente inútil. Portanto, concentre-se num sistema que seja eficaz na busca e distribuição do referido banco de dados.
Terceiro erro: não incentivar os trabalhadores a usar o KMS
Incentivar a colaboração é bom, mas também vai precisar de motivação direta. Planeie um incentivo para aqueles que usam o KMS de forma adequada. Mesmo que o grupo seja sólido, os indivíduos ainda vão continuar a agir com base nos seus próprios interesses. Então, por que não alinhar ganho pessoal com colaboração de grupo?
Recompense os funcionários que estão a cooperar com outras pessoas através do KMS. Dê um bónus ao funcionário e informe os restantes. Além disso, pode criar um bónus de equipa para o grupo de trabalho mais pró-ativo. Não há necessidade de gastar muito dinheiro com esses bónus. No entanto, verifique se o gesto é apreciado e motivador.
Quarto erro: criar um KMS genérico que não se enquadra no mercado
Ao criar uma estratégia de KMS, deve considerar o contexto da sua empresa. Um bom KMS fornece informações valiosas, mesmo para as situações mais específicas. Um sistema tudo-em-um não ajudará muito na solução de problemas únicos. É por isso que deve pensar no futuro e adaptar o KMS em concordância.
Quinto erro: tentar corrigir problemas adicionando vários softwares
Muitas empresas não têm um plano de TI organizado. Adicionam dezenas de aplicações na esperança de resolver um problema subjacente. Na maioria dos casos, acabam com um problema muito maior do que o inicial. É crucial manter os sistemas tão leves e simples quanto possível. Mantenha um KMS limpo da mesma forma que mantém as informações atuais bem organizadas.
Sexto erro: nunca atualizar o KMS para acompanhar os novos procedimentos
Existe um equívoco comum de que a instalação de um sistema KMS sela o projeto para sempre. No entanto, sistemas eficientes são regularmente atualizados, mantidos e avaliados. Os gerentes também devem garantir que um sistema ainda é válido atualmente. Direcione alguns recursos para garantir que o KMS está bem cuidado e pronto para o futuro.
Em conclusão
Além da implementação, estruturas semelhantes precisam de seleção para facilitar o acesso e manter a relevância. A terceirização também é uma alternativa. Além disso, existem alguns erros clássicos a serem observados ao lidar com KMS:
- Primeiro erro: não considerar KMS como um recurso essencial na cultura da sua empresa
- Segundo erro: focar-se unicamente na recolha de informação
- Terceiro erro: não incentivar os trabalhadores a usar o KMS
- Quarto erro: criar um KMS genérico que não se enquadra no mercado
- Quinto erro: tentar corrigir problemas adicionando vários softwares
- Sexto erro: nunca atualizar o KMS para acompanhar os novos procedimentos
