Imagine o cenário: um cliente encontra um produto de que gosta muito, dedica algum tempo a ler a descrição, talvez consulte avaliações e, depois, toma a decisão de comprar. Segue então para o processo de checkout, apenas para descobrir que o produto está atualmente esgotado.
Para além de ser frustrante para o cliente, isso pode também prejudicar a imagem da sua marca no geral.
Os problemas de gestão de inventário são algo que todos os negócios enfrentam em algum momento. Em alguns casos, as razões podem ser inevitáveis (por exemplo, problemas técnicos graves nos fabricantes), mas na maioria dos casos os problemas têm origem em processos e sistemas internos e, por isso, podem perfeitamente ser evitados.
Então, quais são os problemas de gestão de inventário mais comuns que deve evitar se o seu negócio vende online? Como os identificar e o que pode fazer para os prevenir?
Os Cinco Problemas Mais Comuns de Gestão de Inventário
Conhecer os problemas de gestão de inventário mais comuns que pode encontrar pode ajudá-lo a preveni-los.
1. Falta de Automatização
O erro humano pode ser um problema grave no que diz respeito a questões de inventário. Se depende dos seus colaboradores para toda a gestão de inventário e utiliza um método de registo manual, como o Excel, os problemas são inevitáveis.
Números introduzidos incorretamente (seja numa contagem de stock ou numa encomenda de reposição) significa que as discrepâncias surgirão sempre.
Se operar mais do que um armazém para satisfazer encomendas, não utilizar um bom sistema de gestão de armazém torna praticamente impossível ter uma visão precisa dos níveis de stock ou saber de onde vêm a maioria das encomendas para poder ter stock suficiente na localização do armazém relevante.
Quando opera uma loja de e-commerce, é muito provável que opere um negócio multicanal. Sem soluções automatizadas, isto pode causar problemas graves quando os números de SKUs não estão sincronizados entre esses canais.
A sincronização de inventário multicanal pode ajudar a unificar os seus canais e garantir que evita excesso ou escassez de stock.
Evidentemente, podem existir situações (como os problemas já mencionados ao nível da produção) em que ficar sem um produto seja inevitável.
O que pode tentar fazer nessas circunstâncias é transformar um aspeto negativo em positivo. Se souber quando um produto vai estar novamente disponível, pode, por exemplo, permitir que os clientes façam pré-encomendas. Produtos esgotados podem ser usados a seu favor.
2. Previsão Deficiente
Uma parte importante de decidir quanto stock manter é a previsão que fez com base em vários fatores, como números de vendas anteriores, valor médio de encomenda e variações sazonais. Por exemplo, se vende árvores de Natal, geralmente há apenas uma janela de 3-4 meses (no máximo) em que as vende em números significativos.
Se em anos anteriores vendeu uma média de 5.000 SKUs em cada período relevante, provavelmente encomendará stock para cobrir essa procura anterior.
No entanto, se um concorrente importante encerrou e não incorporou isso nas suas previsões, pode verificar uma diferença significativa entre o stock disponível e as encomendas tentadas.
Ou pode ter adicionado uma Loja no Facebook, sem considerar o aumento da procura.
Isto deve ser uma exceção e não a regra. Se estiver a acompanhar as suas métricas e os seus SKUs com precisão, as suas previsões devem estar acertadas mais vezes do que não.
Algumas situações, no entanto, como uma pandemia global, são quase impossíveis de planear. A oferta e a procura serão sempre afetadas por tais crises, mas pode, pelo menos, manter um bom serviço ao cliente perante uma pandemia.
3. Colaboradores Mal Formados
Embora o erro humano já tenha sido mencionado como um fator nos problemas de gestão de inventário, o elemento humano pode ir além dos simples erros.
Se não investir na formação adequada dos seus colaboradores, não só enfrentará potenciais problemas com o inventário, como também com a retenção de pessoal, o que por sua vez pode aumentar os seus custos de recrutamento e integração de novos colaboradores.
A falta de formação pode ser um erro crucial quando utiliza sistemas de automatização ou baseados em software. Se um colaborador não sabe como utilizar devidamente esses sistemas, os erros são inevitáveis.
Um excelente exemplo de sistemas onde é necessário formar bem os colaboradores são as suas soluções de gestão de encomendas. Se as pessoas não souberem utilizá-las bem, o seu negócio vai sofrer.
A falta de formação pode ter efeitos negativos noutras áreas que não apenas o software ou a automatização.
Não formar os seus colaboradores em tarefas básicas de armazém, como empilhar paletes ou operar um empilhador, pode resultar em stock danificado que não pode ser vendido e que tem um impacto negativo na gestão do inventário em geral.
Como em outros aspetos, a formação em gestão de inventário não deve ser uma ação estática ou pontual. Se fizer alterações nos seus processos, ou se integrar novos sistemas ou automatizações, certifique-se de que todos os colaboradores relevantes recebem a formação necessária.
Vale até a pena incluir cursos de reciclagem ou de atualização para garantir que os colaboradores continuam a seguir o que aprenderam originalmente.
4. Organização do Armazém
Se o seu armazém não estiver organizado de forma eficiente, muitas tarefas podem demorar mais do que deveriam, o que afeta os seus custos e rentabilidade.
Se os artigos mais vendidos forem difíceis de aceder, os colaboradores passam mais tempo a recuperá-los, o que significa que demora mais a satisfazer as encomendas. O seu armazém deve estar bem organizado para que os seus colaboradores trabalhem de forma mais eficiente.
O que deve fazer é adotar o método ABC (baseado no Princípio de Pareto).
O que isto significa é que deve focar-se nos produtos da categoria “A”, ou seja, os SKUs que representam cerca de 80% das suas encomendas e vendas. A categoria “B” é então composta pelos seus SKUs de desempenho médio, e a “C” pelos produtos com menor procura e de menor prioridade.
A gestão de armazém é uma área que pode beneficiar muito de soluções eficientes de gestão de tarefas. O seu armazém deve seguir o velho ditado de “um lugar para tudo e tudo no seu lugar”.
Organize o seu armazém de acordo com o método ABC e, se possível, faça também uma segmentação por tipos de produto, caso tenha uma gama alargada. Por exemplo, artigos elétricos e vestuário devem ser armazenados em duas áreas distintas.
Como noutras áreas, qualquer reorganização não deve ser um exercício único. O lugar que os produtos ocupam no seu sistema ABC pode mudar ao longo do tempo, pode expandir significativamente a sua gama de produtos ou até a dimensão do seu armazém, ou podem ocorrer outras alterações.
Reveja o seu plano de organização pelo menos anualmente para se certificar de que ainda responde às exigências atuais.
5. Sistemas Desatualizados
Embora seja de esperar que já tenha abandonado processos arcaicos de gestão de inventário como o preenchimento de uma folha de Excel, o mundo em constante mudança do software e da automatização significa que alguns dos seus sistemas podem agora também estar desatualizados.
Podem existir cenários em que implementa nova tecnologia que não se integra bem (ou de todo) com os sistemas existentes.
Quando tem armazéns maiores ou múltiplos, precisa de software e sistemas automatizados que se integrem bem e “comuniquem” entre si. Quando isso não acontece, volta a depender dos seus colaboradores para transferir ou introduzir dados de um sistema para outro.
Isto pode levar a erro humano, o que significa mais potenciais problemas de gestão de inventário e uma tarefa que consome muito tempo.
Deve analisar quais são as suas principais soluções de software ou automatização. Deve então verificar com que sistemas atuais se integram facilmente e que ferramentas ou software poderão precisar de ser substituídas ou atualizadas.
As duas principais áreas que provavelmente mais precisam de estar integradas e a funcionar em conjunto são as vendas e a gestão de inventário, sendo que esta última deve ser atualizada em tempo real de acordo com as alterações na primeira.
Por que focar na integração? Quanto mais os seus sistemas estiverem integrados, menos trabalho para si e para os seus colaboradores, maior precisão no rastreio e nas métricas, e menor probabilidade de escassez ou excesso de stock.
Quer que todos os seus processos relacionados com o inventário funcionem como uma máquina bem oleada: a operar de forma eficiente e a melhorar a produtividade.
Embora existam, naturalmente, custos envolvidos na compra de novos sistemas ou na atualização dos existentes, deve considerar as poupanças a longo prazo que tais mudanças proporcionarão.
Para muitas soluções, especialmente as do setor SaaS, as empresas estão constantemente a procurar melhorias e estas atualizações estão frequentemente incluídas como parte das suas mensalidades ou anuidades.
Conclusão
A maioria dos problemas de gestão de inventário, embora irritantes, são relativamente fáceis de resolver. Ao considerar os principais problemas discutidos, pode facilmente identificar lacunas nos seus sistemas e processos atuais e, esperemos, tomar medidas para as corrigir.
O que deve ter em conta é que problemas de inventário continuados podem causar não apenas perdas de vendas, mas também danos à sua marca.
Ter uma boa cadeia de abastecimento, desde a produção até ao armazenamento e ao cumprimento de encomendas, é um fator essencial no e-commerce. Manter os seus clientes satisfeitos e vê-los regressar para comprar repetidamente é uma das principais razões pelas quais opera.
No centro disso está o princípio de gerir o seu inventário de forma eficiente para garantir um elevado nível de cumprimento de encomendas.
